Kính gửi cơ quan thuế HCM,

Trong thời gian diễn biến phức tạp của đại dịch COVID xảy ra, từ 01/06/2021 đến 31/1/2022  Công ty có áp dụng chính sách toàn thể nhân viên làm việc tại nhà.

- Theo đó, toàn bộ bút toán kế toán sẽ được ghi nhận trong hệ thống kế toán vào báo cáo tài chính của công ty. Chứng từ kế toán sẽ được lưu hành như sau: truy xuất chứng từ hạch toán từ hệ thống kế toán ra dạng file PDF; xin phê duyệt của cấp lãnh đạo các phòng qua emai; lưu chứng từ trên ổ lưu dữ liệu chung của công ty & gửi email cho phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ kiểm tra; lấy phê duyệt của lãnh đạo phòng kế toán cho thanh toán (khoản phải trả) hoặc xuất hóa đơn GTGT (khoản phải thu) dựa trên những chứng từ PDF & phê duyệt của các phòng ban.

- Bộ chứng từ đầy đủ gồm: chứng từ hạch toán, hóa đơn GTGT, phiếu giao hàng, hợp đồng, PO, email phê duyệt của lãnh đạo từng phòng và các chứng từ cần thiết khác đều được truy xuất ra dạng PDF. Phòng kế toán sẽ kiểm tra đối chiếu; lãnh đạo phê duyệt cho thanh toán (qua email & website của Ngân hàng) hoặc xuất hóa đơn GTGT (ký duyệt bằng token của Công ty).

Xin hỏi: Sau khi quay lại chế độ làm việc bình thường tại văn phòng 100%, do lượng chứng từ khá lớn và cần rất nhiều thời gian để in ra giấy & lấy lại chữ ký của lãnh đạo - nên xin hỏi Công ty có thể áp dụng chính sách lưu trữ các bộ chứng từ như giải trình trong giai đoạn từ 01/06/2021 đến 31/1/2022 dưới dạng file PDF được không?

(Khi có thanh tra quyết toán, công ty chúng tôi cam kết in chứng từ ra giấy theo yêu cầu kiểm tra lựa chọn chứng từ của cơ quan thuế và các cơ quan có thẩm quyền)  

 Xin vui lòng hướng dẫn

Chân thành cảm ơn

Về vướng mắc của Công ty liên quan việc lưu trữ chứng từ kế toán không thuộc thẩm quyền hướng dẫn của cơ quan thuế, đề nghị Công ty thực hiện theo Luật Kế toán và chế độ kế toán hiện hành. Trường hợp có vướng mắc, đề nghị liên hệ với đơn vị có thẩm quyền (Cục Quản lý, giám sát kế toán, kiểm toán – Bộ Tài chính) để được hướng dẫn.